Comment ouvrir un bureau de représentation en Ukraine ?

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Malgré le contexte géopolitique actuel, l'intérêt des entreprises et organisations étrangères pour l'implantation d'un bureau de représentation ou d'une division distincte en Ukraine demeure croissant. Cette tendance atteste de la confiance des investisseurs internationaux dans la résilience et le potentiel de reconstruction d'après-guerre de l'économie ukrainienne pour établir un bureau de représentation étranger.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans les démarches d'enregistrement légal, de fiscalité et de gestion d'un bureau de représentation en Ukraine. Notre objectif est de vous guider en toute sérénité dans les méandres de la réglementation ukrainienne, d'optimiser vos coûts d'implantation commerciale et de vous ouvrir de nouvelles perspectives sur le marché ukrainien.

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Définition et typologie des bureaux de représentation en Ukraine

Un bureau de représentation d'une société étrangère constitue une entité juridique habilitée à promouvoir les intérêts de la société mère sur le territoire ukrainien. Il ne dispose pas de la personnalité juridique et ne peut s'engager dans des activités commerciales directes en Ukraine.

Deux catégories de bureaux de représentation sont distinguées pour l'implantation en Ukraine :

• permanent, exerçant des activités commerciales et réalisant des bénéfices.
• non permanent, exerçant une fonction représentative et recevant des fonds pour soutenir les activités uniquement de la société mère.

Ouvrir un bureau de représentation en Ukraine implique deux étapes d'immatriculation obligatoires pour l'enregistrement légal :

1) L'enregistrement d'un bureau de représentation s'effectue auprès du ministère de l'Économie de l'Ukraine dans un délai de 20 jours ouvrables.

Ce processus d'établissement implique la soumission d'un dossier comprenant une demande d'enregistrement, une copie des statuts de la société mère et une procuration habilitant le représentant du bureau en Ukraine.

2) Inscription auprès des organismes publics :

• inscription au registre d'État unifié des entreprises et des organisations d'Ukraine (réception des informations documentaires pertinentes).
• inscription auprès de l'administration fiscale (obtention d'une attestation 34-OPP à l'inscription).
• inscription à l'organisme de retraite (obtention d'une attestation 2-ESV lors de l'inscription en tant que payeur d'une cotisation sociale unique).

Régime fiscal applicable pour ouvrir un bureau de représentation en Ukraine

La classification du bureau de représentation détermine son régime fiscal ukrainien.

• Bureaux de représentation permanents en Ukraine : Relèvent du régime fiscal des résidents ukrainiens, avec un taux d'imposition sur le revenu fixé à 18%.
• Bureaux de représentation non permanents en Ukraine : Ne sont pas assujettis à l'impôt sur le revenu, mais peuvent être redevables d'autres taxes.

Avantages liés à l'ouverture d'un bureau de représentation en Ukraine

1) Facilité de gestion administrative

• Le bureau de représentation étant directement subordonné à la société étrangère, la gestion en Ukraine est simplifiée.

2) Titre de séjour temporaire pour les salariés.

• Il est possible d'obtenir un titre de séjour temporaire pour les salariés du bureau de représentation en Ukraine. Ce titre est délivré pour une durée d'un an et est renouvelable chaque année pour une durée maximale de trois ans. Le nombre d'employés étrangers est limité à trois personnes.

3) Exonération fiscale pour les bureaux de représentation à but non lucratif.

• Les bureaux de représentation à but non lucratif ne sont pas soumis à l'impôt sur les sociétés.

4) Pas de permis de travail pour les travailleurs étrangers.

• Les travailleurs étrangers n'ont pas besoin d'obtenir un permis de travail spécifique pour travailler au sein du bureau de représentation.

5) Réduction des droits d'enregistrement.

• Les droits d'enregistrement d'un bureau de représentation sont réduits.

6) Financement des dépenses représentatives.

• Le financement des dépenses représentatives peut se faire directement par des transferts financiers en provenance de la société étrangère.

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Ouvrir un bureau de représentation en Ukraine : vos obligations auprès de l'administration fiscale

Pour ouvrir un bureau de représentation en Ukraine, toute entité juridique étrangère exerçant ses activités en Ukraine par l'intermédiaire de divisions distinctes, acquérant des biens immobiliers, ouvrant des comptes bancaires, réalisant des investissements ou détenant des actifs est tenue de s'enregistrer auprès de l'administration fiscale ukrainienne.

Cas particuliers

• En principe, les bureaux de représentation d'ONG et de fondations caritatives ne sont pas considérés comme permanents, même s'ils mènent une activité économique.
• Les bureaux de représentation non permanents peuvent être assujettis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (18 %), prélèvement militaire (1,5%) et à la cotisation sociale unique (22%) s'ils emploient des salariés ou possèdent des biens immobiliers.

Aujourd'hui, l'employeur verse les cotisations sociales pour le compte de l'employé. La charge fiscale totale représente généralement 34 % du coût total de l'employé pour l'employeur.

• Les financements reçus par un établissement non permanent de la société mère ne constituent pas des revenus fiscaux.

Critères de requalification d'une représentation non permanente en permanente pour l'enregistrement en Ukraine

• Location de locaux par le bureau de représentation
• Identité des activités du bureau de représentation avec celles du non-résident
• Financement du bureau de représentation supérieur à 30% du revenu du non-résident
• Utilisation du courrier du non-résident par le bureau de représentation
• Caractère permanent et non accessoire des activités du bureau de représentation

Le non-enregistrement d'un bureau de représentation peut exposer à des amendes importantes, des pénalités et des rappels.

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